КЭДО + Госключ: Цифровизация для современного бизнеса
Без бумажки ты вовсе не букашка, а современный, продвинутый человек - умный и расчетливый бизнесмен. Оцифровка бизнес-процессов и документов действительно экономит бюджет. В эпоху цифровизации, бумажные документы становятся все менее актуальными. Электронный документооборот (КЭДО) и Госключ - это инструменты, которые помогут вам быть впереди конкурентов.
Преимущества для вашего бизнеса
- Ускорение кадрового документооборота. Электронные документы обрабатываются быстрее, что ускоряет рабочие процессы.
- Разгрузка кадровой службы. Сокращение бумажной работы позволяет кадровым службам сосредоточиться на более важных задачах.
- Экономия бумаги. Это не только экологично, но и экономит бюджет.
- Снижение затрат на УНЭП. Не нужно платить за выпуск УНЭП для каждого сотрудника, как у провайдеров, достаточно установить госключ, на смартфон.
- Создание шаблонов документов. Это упрощает процесс подготовки документов.
- Синхронизация графиков отпусков. Электронные системы позволяют легко отслеживать и управлять графиками отпусков.
Переход на электронный документооборот
Переход на электронный документооборот - это трудоемкий процесс, который мы рекомендуем совершать поэтапно. На каждом этапе мы готовы поделиться опытом и направить вас.
Как мы помогаем вам избавиться от лишней бумаги?
1. Анализ текущего решения. Мы изучаем систему, в которой вы работаете, например, 1С:ЗУП.
2. Подключение к КЭДО. Мы подключаем вас к системе электронного документооборота.
3. Настройка шаблонов документов. Мы настраиваем шаблоны, которые вы используете в своей работе.
Что нужно сделать компании, чтобы совершить переход?
На первом этапе нужно юридически закрепить положение на переходе к КЭДО.
Для этого мы отправим вам типовые шаблоны, разработанные Битрикс24: Дополнительное соглашение к Трудовому договору, Положение о КЭДО, Приказ о введении КЭДО, Уведомления о переходе на электронный документооборот.
- Составьте Положение. (Воспользуйтесь шаблоном от Битрикс24 или отправьте в разработку в своей юридической службе)
- Определите перечень документов, которые будут участвовать в документообороте.
- Составьте приказ. (Воспользуйтесь шаблоном от Битрикс24 или отправьте в разработку в своей юридической службе)
- Подпишите с сотрудником.
В рамках технического этапа, мы обеспечим вам полное сопровождение, чтобы все было организовано правильно и эффективно. Вот подробный план действий:
- Активация Госключа для компании.
Подключите Госключ на вашу компанию, чтобы обеспечить безопасность и легкость в использовании.
- Отправьте заявку в Битрикс24, чтобы начать процесс интеграции.
- Получите API-ключ на Госуслугах для вашей организации.
- Введите полученный API-ключ в ваш аккаунт Битрикс24.
- Установка Госключа сотрудниками.
Сотрудники должны установить Госключ на свои смартфоны и выпустить УНЭП.
- Делегирование прав кадровой службе.
Дайте сотруднику кадровой службы право подписывать документы.
- Выпуск МЧД.
- Обезличенный сертификат на организацию.
- Усиленная квалификационная подпись на сотрудника.
После выполнения всех этих шагов, сотрудник сможет подписывать документы УКЭП прямо из браузера, используя модуль крипто про.
4 документа, которые по закону нужно подписывать только на бумаге: приказ об увольнении,
инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае, трудовая книжка (если нет перехода на электронную книжку).
!!! Мы рекомендуем внедрять документооборот постепенно, сначала отдели или подразделения, а потом и всю компанию, чтобы это было комфортно и безболезненно.
Внедрение нового процесса, особенно такого важного, как документооборот, требует тщательного планирования и поэтапного выполнения. Вот почему мы рекомендуем следовать стратегии постепенного внедрения.
Почему постепенное Внедрение?
1. Уменьшение стресса: Внедрение нового процесса сразу на всю компанию может вызвать стресс и сопротивление со стороны сотрудников. Постепенное внедрение позволяет сотрудникам привыкнуть к нововведениям и адаптироваться к ним.
2. Обучение и поддержка: Внедрение начинается с отдельных отделов или подразделений. Это дает возможность провести более детальное обучение и обеспечить поддержку для этих отделов, прежде чем расширить процесс на всю компанию.
3. Исправление ошибок: Постепенное внедрение позволяет обнаружить и исправить возможные ошибки или проблемы на ранних стадиях, что упрощает процесс для последующих отделов.
4. Обратная связь: Это также предоставляет возможность получить обратную связь от первых отделов, внедривших новый процесс, что поможет в его улучшении и адаптации под нужды всей компании.
Помните, что цель внедрения документооборота - сделать работу более эффективной и комфортной. Постепенное внедрение - это путь к достижению этой цели.
Функционал
- Кейс документов. Возможность защищено хранить документы сотрудников в кадровой службе.
- Массовое подписание документов.
- Напоминание сотрудникам о подписании.
- Следить за статусом документа.
- Загружать, создавать, править шаблоны документов. (PDF и текстовые форматы)
- Автоматическое заполнение данных подписанта.
Все документы будут сохраняться в Битрикс24 в кейсе кадровой службы. Подписанные сотрудником документы будут сохраняться на госуслугах в течение трех месяцев.
Внимание! УНЭП сотрудника сохраняется в приложении, установленном на телефон. При удалении приложения сотрудник теряет доступ к подписи и документам, которые ей подписаны. Хорошая новость в том, что можно скачать приложение и создать новую подпись.
Решаясь на подключение КЭДО, выбирайте правильно подрядчика, с которым все пройдет легко и гладко, такого как Солар! Вы обладаете отличным вкусом, выбирая надежных и профессиональных партнеров. Ваше решение - залог успешного и беспроблемного процесса. Держите курс на качество и надежность!