КЭДО + Госключ: цифровизация для современного бизнеса
Без бумажки ты вовсе не букашка, а современный, продвинутый человек — умный и расчетливый бизнесмен. Оцифровка бизнес-процессов и документов действительно экономит бюджет.
В эпоху цифровизации бумажные документы становятся все менее актуальными. Электронный документооборот (КЭДО) и Госключ — это инструменты, которые помогут вам быть впереди конкурентов.
Преимущества для вашего бизнеса
Ускорение кадрового документооборота
Электронные документы обрабатываются быстрее, что ускоряет рабочие процессы.
Разгрузка кадровой службы
Сокращение бумажной работы позволяет кадровым службам сосредоточиться на более важных задачах.
Экономия бумаги
Это не только экологично, но и экономит бюджет.
Снижение затрат на УНЭП
Не нужно платить за выпуск УНЭП для каждого сотрудника. Достаточно установить Госключ на смартфон.
Создание шаблонов документов
Упрощает процесс подготовки документов.
Синхронизация графиков отпусков
Электронные системы позволяют легко отслеживать и управлять графиками отпусков.
Переход на электронный документооборот
Переход на электронный документооборот — это трудоемкий процесс, который мы рекомендуем совершать поэтапно. На каждом этапе мы готовы поделиться опытом и направить вас.
Как мы помогаем вам избавиться от лишней бумаги?
Анализ текущего решения
Мы изучаем систему, в которой вы работаете, например, 1С:ЗУП.
Подключение к КЭДО
Мы подключаем вас к системе электронного документооборота.
Настройка шаблонов документов
Мы настраиваем шаблоны, которые вы используете в своей работе.
Что нужно сделать компании, чтобы совершить переход?
Юридический этап
На первом этапе нужно юридически закрепить положение о переходе к КЭДО.
- Дополнительное соглашение к Трудовому договору
- Положение о КЭДО
- Приказ о введении КЭДО
- Уведомления о переходе на электронный документооборот
- Составьте Положение. Воспользуйтесь шаблоном от Битрикс24 или отправьте в разработку в своей юридической службе.
- Определите перечень документов, которые будут участвовать в документообороте.
- Составьте приказ. Воспользуйтесь шаблоном от Битрикс24 или отправьте в разработку в своей юридической службе.
- Подпишите с сотрудником.
Технический этап
В рамках технического этапа мы обеспечим вам полное сопровождение, чтобы все было организовано правильно и эффективно.
Активация Госключа для компании
Подключите Госключ на вашу компанию, чтобы обеспечить безопасность и легкость в использовании.
Заявка в Битрикс24
Отправьте заявку в Битрикс24, чтобы начать процесс интеграции.
API-ключ на Госуслугах
Получите API-ключ на Госуслугах для вашей организации.
Ввод API-ключа
Введите полученный API-ключ в ваш аккаунт Битрикс24.
Установка Госключа сотрудниками
Сотрудники должны установить Госключ на свои смартфоны и выпустить УНЭП.
Делегирование прав
Дайте сотруднику кадровой службы право подписывать документы.
Выпуск МЧД
Обезличенный сертификат на организацию. Усиленная квалификационная подпись на сотрудника.
Важное ограничение
- Приказ об увольнении
- Инструктаж по охране труда
- Акт о несчастном случае
- Трудовая книжка (если нет перехода на электронную книжку)
Почему постепенное внедрение?
Мы рекомендуем внедрять документооборот постепенно: сначала отделы или подразделения, а потом и всю компанию. Это комфортно и безболезненно.
Уменьшение стресса
Внедрение нового процесса сразу на всю компанию может вызвать сопротивление. Постепенное внедрение позволяет сотрудникам адаптироваться.
Обучение и поддержка
Можно провести детальное обучение для первых отделов, прежде чем расширять процесс.
Исправление ошибок
Обнаружить и исправить проблемы на ранних стадиях проще.
Обратная связь
Получить обратную связь от первых отделов и улучшить процесс для всей компании.
Помните, что цель внедрения документооборота — сделать работу более эффективной и комфортной. Постепенное внедрение — это путь к достижению этой цели.
Функционал
Возможности системы
- Кейс документов — защищенное хранение документов сотрудников в кадровой службе
- Массовое подписание документов
- Напоминание сотрудникам о подписании
- Отслеживание статуса документа
- Загрузка, создание, редактирование шаблонов документов (PDF и текстовые форматы)
- Автоматическое заполнение данных подписанта
Все документы будут сохраняться в Битрикс24 в кейсе кадровой службы. Подписанные сотрудником документы будут сохраняться на Госуслугах в течение трех месяцев.
Решаясь на подключение КЭДО, выбирайте правильного подрядчика
С нами все пройдет легко и гладко. Вы обладаете отличным вкусом, выбирая надежных и профессиональных партнеров. Ваше решение — залог успешного и беспроблемного процесса.
Держите курс на качество и надежность!
*Поможем перевести ваш кадровый документооборот в цифру